Pág Introducción 1 Inicio De Una Base

Pág Introducción 1 Inicio De Una Base

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Introducción 1
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Inicio de una Base de Datos 1
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Creación de Tablas 3
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Creación de Consultas 6
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Filtros 11
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Formularios 11
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Informes 15
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Macros 17
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Módulos 18
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Importación de Datos de Excel a Access. 18
1.
Introducción.
Microsoft Access es un programa para la creación y manejo de base de
datos. Está integrado en el paquete Office.
En la red existen una gran variedad de manuales para el manejo de
Microsoft Access, pero hemos decidido crear uno más sencillo y
manejable, que nos permita usar por primera vez Access sin tener
demasiadas complicaciones y conocimientos sobre este tipo de
programas.
En el momento que este manual se quede pequeño y quiera ampliarse las
utilidades del programa aconsejamos que se miren los manuales, cuyos
enlaces aparecen al final de este documento.
A lo largo del manual utilizamos de ejemplo la creación de la base de
datos de un videoclub.
2.
Inicio de una base de datos.
Para iniciar el uso de Microsoft Access abrimos una base de datos en
blanco, para ello en el menú Inicio de nuestro ordenador seleccionamos
Nuevo documento de Office. (En caso de que no aparezca buscamos
Microsoft Access en los diferentes desplegables del menú Programas).

Una vez que entramos en Access (por uno de los dos caminos) debemos
darle un nombre a la base de datos que vamos a crear y situarla en uno
de los directorios.

Cuando accedemos al programa seleccionamos la opción Base de datos en
blanco (señalado con un círculo en la imagen superior). Al pulsar esta
opción se abrirá la ventana: Archivo nueva base de datos. En nombre
del archivo escribiremos el nombre que deseemos darle a la base de
datos que vayamos a crear; en nuestro ejemplo: videoclub.mdb. Access
utiliza la extensión *.mdb para todos sus archivos.
Una vez que asignamos el nombre a la base de datos, pulsamos el botón
Crear. Y accedemos a la ventana principal de Access (Imagen en página
siguiente).
Esta ventana nos permitirá movernos por nuestra base de datos: tablas,
consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos.
En los siguientes puntos del manual explicaremos detalladamente cada
uno de estos apartados.

3.
Creación de tablas
Microsoft Access permite crear las tablas de una base de datos de tres
formas diferentes:
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Crear una tabla en vista de diseño
Si usamos esta opción para la creación de tablas nos encontramos con
una ventana en la que incluiremos los nombres y características de los
campos de los que va a constar nuestra tabla.

Para cada campo definiremos su nombre, el tipo de datos y si queremos
añadir una descripción. Para el ejemplo del videoclub, hemos utilizado
la descripción para los campos Género y Tipo, ya que necesitan de una
codificación para hacer más cómoda la introducción de datos ya que
existe una extensa gama de géneros y tipos para cada película.
El tipo de datos puede ser: Número, Memo, Texto, Fecha/Hora, Moneda…,
dependiendo de la necesidad del Nombre del Campo.
En la parte inferior de la pantalla aparece para cada uno de los
campos en los que situemos el cursor: Propiedades de Campo. Donde
podemos indicar el número de caracteres del campo, formato, máscara de
entrada, título y otros muchos. El rellenar estas propiedades no es
una tarea fácil ya que en casi todas las ocasiones ha de escribirse
mediante el lenguaje que Access entiende, para ello recomendamos
situarse en la propiedad que queramos añadir, pulsar F1 y leer
atentamente la ayuda sobre los códigos que se proporciona.
En cualquier base de datos es necesario asignar una o varias Claves
Principales para identificar única y exclusivamente a cada registro.
Para ello situamos el cursor en el Nombre del Campo que queramos hacer
Clave Principal, pulsamos el botón derecho del ratón, y en el menú
desplegable seleccionar: Clave Principal.
Si queremos que la clave principal sea un contador que vaya
incrementándose a medida que introduzcamos los datos, añadimos un
campo de tipo de datos Autonumérico, y le asignamos la condición de
clave principal.
Una vez confeccionada la tabla, pulsamos el icono: , se nos
advierte que la tabla no está guardada y que para seguir es necesario
guardarla. Le ponemos un nombre y pulsamos aceptar. Automáticamente
pasamos a la ventana en la que vemos la tabla en vista de diseño. Ya
hemos creado nuestra tabla. Siempre pulsaremos el icono anterior o el
que en su defecto aparezca en esta posición para movernos por las
diferentes vistas de las tablas (Vista de diseño, vista de hoja de
datos).
Es a partir de este momento cuando podemos introducir los datos en
nuestra tabla. Para ello situamos el cursor en la primera posición y
escribimos de forma natural los campos para cada uno de los registros,
en nuestro caso para cada película que existe en el videoclub.

Para el ejemplo del videoclub creamos una segunda tabla, llamada
Clientes, con el objetivo de guardar en ella los datos de nuestros
clientes.
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Crear una tabla usando el asistente
Esta opción permite la creación de tablas de forma interactiva, pero
con la limitación de que es Access quién propone los nombres de los
campos según la temática de la base de datos a crear. No recomendamos
esta opción ya que como hemos visto, la anterior no es complicada, y
otorga total libertad a la hora de nombrar los campos y definir sus
propiedades.
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Crear una tabla introduciendo los datos
Esta forma de crear tablas, es la operación contraria a la opción de
Crear tabla en vista de diseño explicada anteriormente. Primero
introducimos los datos en campos imaginarios (Campo 1, campo 2, etc.),
y posteriormente les asignamos los nombres a los campos y las
propiedades.
4.
Creación de Consultas.
Para obtener información de una o varias tablas debemos realizar una
consulta, esta nos ayudara a obtener los datos que queremos de forma
mas cómoda sin tener que irnos directamente a la(s) tabla(s).
Esta información, nos aparece en una hoja de respuesta, puede tener
formato de tabla pero no es una tabla.
Para realizar una consulta pinchamos en el icono de consultas
.
Las consultas se pueden hacer de dos tipos, a través del asistente que
te proporciona el programa o creando una consulta en Vista de Diseño.

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Crear una consulta en Vista de Diseño
Al pinchar en esta opción, nos aparece la venta general de consultas y
una segunda ventana donde te muestra las distintas tablas que se
poseen, de las cuales queremos hacer peticiones de consultas.

Lo primero que debemos hacer es elegir la(s) tabla(s) en la(s) que
queremos realizar las consultas y se van agregando a la ventana
general de consultas, una vez terminada la selección de de tablas se
cierra la ventana.
Al agregar las tablas la ventana se divide en dos secciones:
La superior que nos muestra los elementos sobre los que se va a
realizar la consulta, y la inferior que nos muestra los criterios que
se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada.
Una vez seleccionada la(s) tabla(s), tenemos que ir marcando los
campos de los cuales queremos obtener información, pueden ser varios a
la vez, si se desea seleccionar todos los campos solo debemos darle al
icono * (asterisco), el cual aparece al principio de la tabla que
hemos seleccionado para realizar la consulta.

Para seleccionar los campos hay varias formas de hacerlo, una de ellas
es pinchado en el campo que queremos y pulsando dos veces el botón
derecho del ratón (con esta opción el programa introduce los datos en
sus casillas correspondientes). La segunda forma es situándote en la
casilla de campo y pulsando la flecha que nos aparece, nos aparecerá
un desplegable con todos diferentes campos que posee esa tabla; y la
ultima forma seria arrastrando el nombre del campo hasta la casilla de
éste.
Situándonos en la casilla de Orden de la sección inferior, le podemos
indicar como queremos que aparezcan ordenados los datos de la consulta
(ascendente, descendente o sin orden).
Con la opción de Mostrar, podemos elegir si queremos que el programa
nos muestre o no un campo determinado.
En la casilla de Criterio, se introduce la condición/es que debe
cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la
consulta.
Para escribir estas condiciones, utilizamos el siguiente lenguaje :
*
Si queremos seleccionar los datos que para un determinado campo
verifiquen una determinada relación (menor que, mayor que, igual, ….)
con un número, introducimos en la casilla Criterio esta condición.
*
Para seleccionar los datos, que contengan en un determinado campo
una palabra concreta escribimos esta palabra entre comillas (“ ”), en
la casilla Criterio de dicho campo.
*
Si ante un campo del tipo SÍ/NO, queremos hacer una consulta de
los
datos que sean Sí o No para este campo, escribimos la palabra Sí (con
tilde) o No, en la casilla Criterio del campo.
*
Si no queremos que en una consulta se seleccionen los datos que no
tengan relleno un determinado campo, escribimos en la casilla Criterio
del campo la expresión: Es Negado Nulo. Si en caso contrario queremos
seleccionar los que están vacíos, escribimos la expresión: Es Nulo.
*
Si queremos que se verifiquen varias condiciones a la vez en
campos
diferentes, debemos escribirlas todas en la primera fila de criterios.
*
Para consultas del tipo disyuntivas (que se verifique una cosa u
otra),
escribimos las expresiones de las condiciones en diferentes filas (ver
ejemplos).
Ejemplos:

Con esta consulta se mostrarán los títulos y los códigos de las
películas en las que el número de copias de restantes sea mayor que
cero.

Con esta consulta se mostrarán los nombres y apellidos de los clientes
que tengan más de 100 puntos acumulados hasta el momento y que sean
mayores de 65 años.

Esta consulta es la misma que la del ejemplo anterior pero con un
cambio y es que, ahora se mostraran los nombres y apellidos de los
clientes que posean o más de 100 puntos acumulados hasta el momento o
que tengan una edad superior a 65 años.
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Crear una consulta utilizando el asistente.
A través de esta opción de consulta Microsoft Access nos proporciona
una forma de crear consultas de forma supuestamente más cómoda
mediante un pequeño asistente (desde este manual no recomendamos esta
opción).
Para guardar cualquier tipo de consulta, se puede hacer mediante la
vista de Diseño o mediante la vista de Hoja de datos, es decir, se
selecciona el botón de guardar o el menú Archivo  Guardar (o
Guardar Como…). Es recomendable guardar las consultas que más se
utilicen para un trabajo más cómodo y sencillo, evitando así la
realización de la consulta cada vez que se quiera utilizar.
5.
Filtros.
Para la selección de algunos elementos de la tabla o de los
formularios utilizamos los filtros, si aplicamos un filtro podemos ver
dentro de una tabla solo lo que nosotros especifiquemos, solo aquellos
registros que cumplen las condiciones. Tiene el mismo procedimiento
que las consultas pero no borra los registros que no aparecen solo los
oculta.
Existen tres tipos de filtros que son los filtros por selección, por
formulario u orden avanzado.
Para aplicar un filtro se selecciona en el menú la parte de registros
la opción de filtros.
6.
Formularios
En cualquier base de datos existe varias formas para introducir o
mostrar los datos esto es a través de los formularios, estos motivos
son de carácter estético y funcional.
Los formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos
procedentes de distintas tablas relacionadas de forma que resulte
mucho más sencillo trabajar con ellas.
Los formulario son los que utilizamos en vez de mirar en las tablas
directamente, éstos podemos crearlos con contraseña para que solo se
puedan acceder a la información que nosotros le indiquemos.
Al igual que en la creación de las consultas existe dos formas de
crear un formulario:
*
Crear formulario en vista de Diseño.
Al elegir esta opción podemos confeccionar un formulario de forma
personalizada. Para comenzar debemos de pinchar en el icono donde pone
nuevo nos saldrá una ventana, en la cual debemos indicarle la tabla de
la que queremos realizar el formulario:

Una vez elegida la tabla nos sale una ventana que es nuestra
plantilla, en ella debemos ir confeccionando el formulario a nuestro
criterio, encima de esta nos aparece la tabla que hemos elegido con
todos los posibles campos a elegir.
Los campos los podemos ir eligiendo mediante el arrastre del botón del
ratón. Mediante el botón de vistas nos da una idea de cómo queda el
formulario.
El formulario lo podemos personalizar mediante el cuadro de
herramientas.

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Crear un formulario utilizando el Asistente:
Esta segunda opción es más cómoda ya que te da los distintos
formularios que podemos utilizar.
Al igual que el anterior debemos elegir primero la tabla de la cual
queremos realizar el formulario y los distintos campos.

Después vamos pasando las siguientes ventanas y seleccionamos como
queremos que se vaya confeccionando el formulario, es decir, si
queremos que aparezcan los datos en columnas, o por filas.
También nos pregunta el estilo que queremos aplicar a nuestro
formulario, mostrándonos diferentes modelos con diferentes colores y
formas. Por ultimo nos pregunta como queremos que se llame el informe
que hemos creado.

Esta opción es la que nosotros recomendamos ya que es la forma más
fácil de crearlos.
Su icono es .
Ejemplo de Formulario :

7.
Informes
Los informes no guarda información, solo son una presentación grafica
de los datos contenidos en tablas o lo hallados en consultas.
La creación de los informes es de cara a la presentación de datos en
formato de impresión. La mayoría o la totalidad de la información que
proporciona el informe procede de una tabla, consulta, etc.
Al crear un informe nosotros decidimos sobre el tamaño y la forma de
todo el informe.
Para la confección de informe tenemos dos opciones:
*
Crear un informe en vista de diseño
Mediante esta opción tenemos que pinchar en el icono de nuevo
, y le indicamos cual es la tabla la cual queremos realizar el informe
después de indicarlo nos sale una ventana la cual esta dividida en dos
secciones una es donde vamos a construir de forma personalizada
eligiendo los campos que queremos, ésta esta dividida en:
encabezamiento, detalle y pie de pagina; y la otra es donde nos indica
todos los posibles campos que tiene esa tabla que hemos elegido.
Para incluir un campo en el informe se hace de forma análoga a la
creación de formularios. Con el cuadro de herramientas se puede ir
transformando el formulario e ir creándolo a nuestro gusto.
*
Crear un informe utilizando el Asistente
Es la forma mas cómoda de crear un informe ya que te va preguntando
sobre como quieres ir confeccionando el informe.
Lo primero que debemos de decirle igual que en el anterior es de donde
queremos que se realice un informe, es decir de una tabla o de una
consulta. Después le indicamos cuales son los campos seleccionados.
Una vez seleccionado esto nos pasamos a otra ventana la cual nos
pregunta como queremos que los datos se agrupen y como ordenarlos si
es de forma ascendente o descendente y cual es campo de referencia.
También le podemos indicar la distribución que queremos aplicar, esta
puede ser en pasos, bloques, esquemas, etc. Nos pregunta también que
letra queremos para nuestro informe. Por ultimo lo que nos pregunta
cual es el nombre del informe que hemos creado.
Existe una opción de dentro del asistente que es para crear informes
gráficos. El asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el
gráfico y el tipo de gráfico que se quiere.

Esta opción es más fácil y cómoda para la creación de informes y es la
que recomendamos.
Ejemplo de Informes :

8.
Macros
Esta es otra función del Access, el macro es uno objeto que ejecuta
unos instrucciones concretas de forma automática, según el orden que
nosotros le determinemos.
Un macro es abrir una tabla de forma automática o un formulario.
La creación de los macros se hace de forma análoga que los formularios
y los informes, la forma más cómoda de crearlo es seguir la opción de
utilizar el asistente.
Su icono es .
9.
Módulos
Mediante los módulos podemos hacer procedimientos y funciones que no
estén ya creados en el Access para efectuar distintas operaciones en
la base de datos. Los programas están el lenguaje Visual Basic.
Su icono es .
10. Importación de Datos de Excel a Access.
Para crear una base de datos no es necesario introducir los datos
manualmente en Access; podemos a partir de unos datos que tengamos en
una hoja de cálculo crear una base de datos:

En el menú Archivo de la base de datos en blanco que creemos en
Access, seleccionamos: Obtener datos externos y a continuación,
importar:
*

Seleccionamos el archivo del que deseamos obtener los datos sin
olvidar seleccionar en Tipo de Archivo de Microsoft Excel:

Seguimos los pasos del asistente:
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Hojas del documento Excel se encuentran los datos.
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Verifica si la primera fila contiene el título de los campos que
deseemos crear, en caso contrario permite asignárselos.
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Añadir los datos en una tabla ya existente o en una nueva.
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Clave principal que se la podemos asignar a un campo o creando una
nueva.
*
Pulsamos finalizar y aparecerá la nueva tabla.